设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是学校设备管理的重要技术储备。为了加强设备档案管理，既确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合我校的实际情况，特制定此管理办法。
一、设备档案的形成和归档
1．凡学校购置人民币五万元以上的仪器、设备（高、精、尖、进口设备不受此限），在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由资产管理处统一集中管理。
2．学校设备管理部门即资产管理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门，必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到质保期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归口资产管理处负责整理。
3．设备到货后，资产管理处档案管理人员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在仪器设备验收登记卡上签字。
4．学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确，并每季度向资产管理处移交一次。
5．设备档案的管理是学校仪器、设备管理工作的重要组成部分和关键环节。学校各级专（兼）职档案员要随时做好设备文件材料的积累工作。
6．学校自行研制设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料交资产管理处归档；在设备进行鉴定验收时，必须有资产管理处档案管理人员及使用单位负责人参加。
二、设备档案的归档范围
（一）采购设备的归档范围
1．计划、选购阶段
（1） 用户申请，可行性方案论证报告；
（2） 购买仪器设备的审批文件；
（3） 协议、合同；
（4） 意向书、订购货通知单；
（5） 重要来往函件、电文；
（6） 谈判备忘录、附录、附件。
2．开箱验收阶段
（1） 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；
（2） 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；
（3） 开箱检验记录、商检及索赔文件；
（4） 运单、发票、海关报关单。
3．安装、调试阶段
（1） 安装调试计划；
（2） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；
（3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4） 存在问题及处理意见；
（5） 安装调试技术总结报告、验收报告；
（6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分及其文字材料；
（7） 培训资料。
4．运行及维护修理阶段
（1） 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程；
（3） 履历本、运行记录；
（4） 设备仪器保养情况记录；
（5） 设备仪器检查、普查记录；
（6） 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；
（7） 大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8） 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
5．改造、更新阶段
（1） 合理化建议及处理结果；
（2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；
（3） 改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4） 设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；
（5） 设备仪器更新后技术指标试验记录，更新验收单；
（6） 技术鉴定及成果申报奖励文件。
（二）自制设备的归档范围
1．方案论证及设计阶段
（1） 设备任务书、协议、合同；
（2） 调研报告、可行性方案论证报告；
（3） 有关问题的请示及批复；
（4） 计算文件、试验文件、图样；
（5） 技术条件、技术说明书、设计技术总结。
2．制造加工阶段
（1） 工艺规程、工艺说明书；
（2） 重要的工艺装备图纸及说明书；
（3） 重要零、组件超差、代料单；
（4） 工艺总结。
3．安装调试及鉴定验收阶段
（1） 安装、调试计划；
（2） 安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；
（3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4） 存在问题及处理意见；
（5） 安装、调试技术总结报告、验收报告；
（6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；
（7） 培训材料；
（8） 技术鉴定及审批文件；
（9） 成果申报及奖励文件；
（10）使用维护说明书、操作规程。
4．运行及维护修理阶段
（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2）设备仪器维护保养和安全技术操作规程；
（3）运行记录；
（4）设备仪器保养情况记录；
（5）设备仪器检查普查记录；
（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；
（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
5．改造及更新阶段
（1）合理化建议及处理结果；
（2）设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；
（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4）设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；
（5）设备仪器更新后技术指标试验记录，更新验收单；
（6）技术鉴定及成果申报奖励文件。
三、设备档案的管理和利用
1．设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由资产管理处集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交资产管理处保管，使用单位可借阅或自行复印。
2．各仪器设备的使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对不具备以上条件的，设备档案仍由资产管理处保管。
3．设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。
4．档案的借阅要履行一定的手续。资产管理处保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后，办理借阅登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案管理人员当面点清（如在借阅期间有损坏、丢失等情况发生，将根据设备档案的重要性予以赔偿或积极实施补救措施）。
5．使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。
6．对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，由使用单位复印，尽量不用原件。
7．仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁，自制设备的档案由资产管理处长期保管。
此前下发的有关规定与本办法有抵触的，以本办法为准。
本办法自印发之日起施行。
本办法由资产管理处负责解释。
